A lista de convidados pode dar muita dor de cabeça, além de causar saias justas para os noivos. E o número que só aumenta com a proximidade do casamento nem sempre é um problema simples de ser resolvido. Porém, uma alternativa que pode ajudar bastante é contratar uma empresa especializada em RSVP. Além da segurança de saber que todos os seus convidados foram devidamente notificados, também é possível saber quem realmente vai. Para saber mais detalhes de como funciona este serviço, conversamos com Inviter, empresa especializada no serviço e que cuida da lista de todos os nossos eventos!

– Como funciona o serviço de RSVP?

Todos os serviços da Inviter são personalizados. A primeira etapa é sempre enviar aos noivos um briefing, no qual ele sinalizará todas as preferências: contato por ligação ou mensagem (email ou WhatsApp), acompanhantes autorizados ou não, perguntas extras que gostaria de fazer ou mensagens que gostaria de passar a todos os convidados.Tudo é aprovado antes com os noivos.

– Quais os serviços que podem ser solicitados?

– Levantamento de dados : grafia do nome, acompanhamento, endereço, e-mail;
– Envio de save the dates ou convites via WhatsApp e e-mail; ou entrega no endereço;
– Confirmação de presença;
– Etiquetas para cartões de agradecimento;
– Mailing – ao final do trabalho, enviamos ao cliente seu próprio mailing organizado e atualizado.

– Algum dos serviços podem ser personalizados? Se sim, quais as opções?

Todos podem ser personalizados e adequados aos desejos dos noivos.

– Levantamento de dados: nosso trabalho inicial é levantar com o convidado a grafia do nome e o tratamento correto, endereço e qualquer outro dado que o cliente deseje como tratamento (Sr. e Sra.), nome do cônjuge, e-mail e qualquer outro. Assim que levantada a grafia correta dos nomes, enviamos a lista à calígrafa escolhida pelos noivos, que terá a segurança e tranquilidade de que cada convidado receberá o convite com seu nome escrito certinho.

– Envio de save the date ou convites virtuais: enviamos via WhatsApp e/ou e-mail, com um texto introdutório aprovado pelo cliente. Atendemos todos os convidados que responderem. Entregamos relatório de entrega e leitura por cada convidado.

– Entrega de save the date ou convites no endereço: fazemos a entrega com todo capricho e cuidado, via portador ou correio.

– Confirmação de presença: receptiva ou ativa, da forma que o cliente preferir: via WhatsApp, telefone ou e-mail. Para eventos com convidados de fora da cidade, levantamos data de chegada e saída, hotel, confirmação em diversos eventos paralelos (coquetel de boas-vindas, brunch de despedida, etc.)

– Etiquetas para os cartões de agradecimento: já com os dados dos convidados devidamente levantados, fazemos a etiqueta com os dados do convidado e outra de remetente, para envio do cartão de agradecimento. Fazemos o manuseio – colagem das etiquetas, nos respectivos cartões e postagem dos mesmos.

– Com quanto tempo de antecedência é interessante contratar o RSVP?

Para os serviços de levantamento de dados ou confirmação de presença, basta a noiva nos compartilhar de alguma forma nome e telefone de seus convidados. Para ambos os serviços o prazo depende da quantidade de convites, mas geralmente termina em menos de uma semana. Para o RSVP o ideal é começarmos 2 semanas antes da data do casamento.

 

– Quais são as vantagens?

– Economia: o prazo final do RSVP é sempre a data final para negociar a quantidade de pessoas com o buffet. Há quem ache que basta aplicar um percentual padrão de quebra ao evento pra saber quantas pessoas vão, mas já vimos o número de confirmados variar muito do esperado. A Inviter tem o histórico de todos os eventos que já fez para calcular qual essa quebra de acordo com o dia da semana, horário…

– Segurança: o serviço de confirmação de presença é também uma forma de se certificar de que seu convite chegou ao seu convidado.

– Tranquilidade: faz com que o convidado tenha onde buscar informações sobre lista de presentes, traje… Sem o RSVP, os questionamentos são feitos aos noivos e seus pais.

– E as vantagens quando o casamento é um destination wedding?

Levantamos data de chegada de cada convidado, para que o evento possa ser melhor planejado e para que possam ser colocados brindes nos quartos dos convidados. Confirmamos presença em mais de um evento, caso haja (welcome drink, casamento, almoço de despedida…). Garantimos também a lista com data e horário do voo de cada convidado caso haja transfer, além de passamos inúmeras informações sobre voos, hospedagens e traje de cada um dos eventos.

– Como funciona o trabalho offline de vocês?

O nosso objetivo principal é o convidado ser bem atendido. Nós temos o objetivo de ter as respostas sobre as confirmações. Porém, sempre usamos o canal, dia e horário que o convidado nos indicar como sendo o mais confortável para fazermos contato com ele.