Outro dia estava conversando com o chef de um famoso buffet de São Paulo e, em dado momento, ele me contou a história de um casamento que ele havia feito há alguns anos. A história resumida é mais ou menos assim:

O buffet foi contratado (contrato assinado!) para 250 pessoas. Quando estavam lá no casamento, na montagem, ouviram a cerimonialista comentar que haviam sido convidadas 500 pessoas. Resultado? Não havia pontos de buffet suficientes na festa, formando fila quilométrica em cada um deles. O garçom ia com a bandeja e voltava em 5 segundos com a mesma vazia, pois como não havia pessoas suficientes para servir, os garçons eram “atacados”.  As bebidas, claro, também acabaram super rápido. Para piorar esse cenário do inferno, o casamento aconteceu no sítio da família, no interior de São Paulo, afastado de tudo e de todos! O supermercado mais próximo estava a apenas 1 hora de distância.

Independentemente do motivo que levou a família em questão a “esconder” 250 convidados, quis contar a história (um exemplo extremo) para que vocês pudessem ter uma idéia do caos que fica um casamento que não está verdadeiramente dimensionado para o número certo de convidados. Quantos problemas de “infra-estrutura” se causa por não querer pagar esquecer de avisar o acréscimo de convidados.

Seguindo a lógica de que “o combinado não sai caro”, hoje, a maioria dos buffets têm uma cláusula no contrato em que você paga muito mais se aparecem não sei quantos extras além do que havia sido previamente combinado. É compreensível, pois eles não podem correr o risco de prestar um serviço ruim e queimar sua imagem. (é claro que eles sempre trabalham com uma margem… mas não é para atender o dobro…rs)

O mesmo vale para o espaço. Respeite o limite de capacidade do lugar. Não é à toa que existe um limite. Se o espaço diz que cabem até X pessoas, acredite, com X+100 não vai ser legal! As pessoas ficarão espremidas, não haverá lugar suficiente para sentar (nem para circular…!), fila nos toilettes, ar-condicionado insuficiente… convidados não gostam de se sentir uma sardinha na lata.

Sei que são tantos custos envolvidos que, vendo a lista de convidados crescer (e parece que ela sempre cresce!) e temendo gastos extras, alguns chegam a pensar “ah, dá-se um jeitinho!”. Mas o jeitinho nem sempre funciona… E os maiores prejudicados podem ser os noivos.

Como a lista de convidados é a parte mais delicada e difícil do planejamento (e já falamos das saias-justas envolvidas), façam-na o quanto antes! Porque, exceto pela data, todas as outras decisões deverão ser baseadas nela.